Say why you’re writing or calling. Ask one clear question, then agree the next step.
Open a client call
- Buenos días, Sra. Ramírez. Le habla Neha de Soluciones Norte.
- Gracias por su tiempo. El objetivo de esta llamada es revisar el estado del caso.
- ¿Dispone de diez minutos para que revisemos los puntos pendientes?
Name yourself and the purpose. Skip long apologies and introductions.
Ask for clarification
- Para confirmar, ¿se refiere al pedido del 12 de agosto?
- ¿Podría repetir el número de referencia, por favor?
- Cuando dice "urgente", ¿qué fecha límite tiene en mente?
- Si le he entendido bien, necesita una respuesta antes del viernes.
Repeat details in your own words: it catches errors early.
Buy time without sounding evasive
- Permítame un momento mientras reviso la información.
- Voy a comprobar ese dato antes de confirmárselo.
- No quiero darle una respuesta incorrecta. ¿Puedo verificarlo y escribirle hoy?
Every time-buying phrase should end in a real action.
Handle a problem or objection
- Entiendo su preocupación.
- Voy a revisar qué ocurrió y qué opciones tenemos.
- En este momento no puedo confirmar el reembolso, pero puedo solicitar una revisión.
- La opción disponible hoy es reprogramar la entrega.
Never promise a refund, deadline, or approval you lack authority for.
Close with a next action
- Entonces, yo enviaré el resumen hoy y usted confirmará los datos mañana.
- ¿Le parece bien si volvemos a hablar el 3 de septiembre a las 11:00?
- Le enviaré la confirmación por correo al terminar esta llamada.
- ¿Hay algún punto más que debamos revisar?
Build a formal email
A clear email can use five parts:
- A subject line that names the task.
- A greeting that matches the relationship.
- One sentence stating the purpose.
- The request or information in short paragraphs.
- A specific next step and closing.
Sample confirmation email
Asunto: Confirmación de la reunión del 12 de septiembre
Estimada Sra. Álvarez:
Le escribo para confirmar nuestra reunión del 12 de septiembre de 2026 a las 10:30, hora de Bogotá.
Revisaremos el calendario de implementación y los dos puntos pendientes del informe. Adjunto encontrará la versión actualizada.
¿Podría confirmarme si la hora sigue siendo conveniente?
Quedo atenta a su confirmación.
Saludos cordiales,
Priya Sharma
Le escribo para confirmar nuestra reunión del 12 de septiembre de 2026 a las 10:30, hora de Bogotá.
Revisaremos el calendario de implementación y los dos puntos pendientes del informe. Adjunto encontrará la versión actualizada.
¿Podría confirmarme si la hora sigue siendo conveniente?
Quedo atenta a su confirmación.
Saludos cordiales,
Priya Sharma
Write months in words to avoid date mix-ups. Confirm the city and local time: offsets change by date and region.
Sample follow-up after a call
Asunto: Resumen y próximos pasos
Estimado Sr. Torres:
Gracias por la conversación de hoy. Confirmamos los siguientes pasos:
1. Nuestro equipo revisará el archivo antes del jueves.
2. Usted enviará los datos que faltan.
3. Nos reuniremos de nuevo el 18 de septiembre.
Si algún punto no coincide con lo acordado, le agradecería que me lo indicara.
Saludos cordiales,
Priya Sharma
Gracias por la conversación de hoy. Confirmamos los siguientes pasos:
1. Nuestro equipo revisará el archivo antes del jueves.
2. Usted enviará los datos que faltan.
3. Nos reuniremos de nuevo el 18 de septiembre.
Si algún punto no coincide con lo acordado, le agradecería que me lo indicara.
Saludos cordiales,
Priya Sharma
Choose usted, tú, or vos carefully
The RAE calls usted the formal singular across Spain and the Americas. Still, workplaces vary: some use tú, and parts of LATAM use vos.
In the Americas, ustedes is the standard plural. When unsure, open with usted and mirror the client.
Language to remove from your templates
- Guarantees for outcomes you do not control.
- Response times your organisation has not approved.
- Word-for-word translations of English idioms.
- Regional slang aimed at an unknown client.
- Long greetings that bury the point.
Primary reference
These are original teaching examples, not legal, HR, financial, or policy advice.